TOKAILAW – Aydınlatma Metni ve Gizlilik Politikası

Bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”),TOKTECH YAZILIM BİLİŞİM DİJİTALLEŞME MARKA VE PATENT DANIŞMANLIĞI E-TİCARET PROGRAMCILIK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Şirket” veya “Veri Sorumlusu”) olarak, TOKAILAW Platformu’nu (“Platform” veya “Hizmet”) kullanan siz değerli kullanıcılarımızın (“Kullanıcı” veya “Veri Sahibi”) kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), ilgili ikincil düzenlemeler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına uygun olarak nasıl toplandığını, işlendiğini, saklandığını, paylaşıldığını ve veri sahiplerinin haklarını şeffaf bir biçimde açıklamaktadır.

Platform’u kullanarak ve ilgili durumlarda “Açık Rıza Metni” aracılığıyla onay vererek, bu Politika’da ve “Açık Rıza Metni”nde belirtilen kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin uygulamaları okuyup anladığınızı kabul etmiş olursunuz.

Yapay Zeka Sisteminin İşleyişine İlişkin Bilgilendirme

Tokailaw platformunun temel işlevi olan yapay zeka destekli hukuki yanıtların sunulabilmesi için:

• Girdiğiniz sorular, metinler ve yüklediğiniz dosyalar (“Kullanıcı İçerikleri”), Türkiye’deki sunucularımızda çalışan yerel modeller ve ABD merkezli API destekli büyük dil modelleri (LLM’ler) – örneğin OpenAI LLC ve Google LLC gibi API sağlayıcıları tarafından işlenebilir.
• Bu veriler, öncelikle hizmetin ifası amacıyla kullanılmaktadır.
• Kullanıcı sözleşmesi ve hizmet şartlarında sohbet esnasında kişisel veri paylaşılmaması gerektiği belirtilmekle birlikte, Kullanıcı tarafından paylaşılan ve bir gerçek kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi KVKK kapsamında kişisel veri olarak kabul edilir ve bu Politika ile “Açık Rıza Metni” doğrultusunda işlenir. Kullanıcıların bu konuda dikkatli olması ve özellikle üçüncü kişilere ait veya özel nitelikli kişisel verileri Platform’a girmemesi beklenmektedir.

Önemli Not (Özel Nitelikli Kişisel Veriler): Kullanıcılar, Hizmet Şartları’nda da belirtildiği üzere, kendilerine veya müvekkillerine ait özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler) ve her türlü kişisel veriyi Platform’a girmemeleri konusunda uyarılır. Bu tür verilerin Kullanıcı tarafından Platform’a girilmesi halinde, bu verilerin işlenmesi ancak Kullanıcı’nın KVKK Madde 6 uyarınca geçerli bir açık rızasının bulunması (bu rıza “Açık Rıza Metni”nin ilgili maddeleri kapsamında ayrıca talep edilebilir) veya verinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması gibi KVKK’da belirtilen istisnai hallerde söz konusu olabilir. Aksi halde bu tür veriler işlenmez ve silinmesi için gerekli tedbirler alınır. Kullanıcılar hizmet şartları gereğince TokailawAI araçlarını kullanırken kendisinin ve herhangi bir üçüncü kişinin kişisel verilerini, özellikle de özel nitelikli kişisel verilerini paylaşmamayı taahhüt eder.

Ses Kayıtlarının İşlenmesine İlişkin Bilgilendirme

Platformumuzdaki sesli komut ve metne çevirme özelliği kapsamında paylaştığınız ses kayıtları, yalnızca metne dönüştürme hizmetinin anlık olarak sunulması için şifreli kanallarla OpenAI API transkripsiyon hizmetine gönderilir ve metne dönüştürme işlemi tamamlandıktan hemen sonra kalıcı olarak silinir. Verileriniz, ne Şirketimiz ne de hizmet sağlayıcı OpenAI LLC tarafından saklanmaz veya başka bir amaçla işlenmez.

Veri Sorumlusunun Kimliği

TOKTECH YAZILIM BİLİŞİM DİJİTALLEŞME MARKA VE PATENT DANIŞMANLIĞI E-TİCARET PROGRAMCILIK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
MERSİS No: 0849074133300001
Adres: MEBUSEVLERİ MH. ŞEREFLİ SK.. NO:27/3 ÇANKAYA/ANKARA
Telefon: +90 312 215 10 22
E-posta: tokai@tokailaw.com

Kapsam ve Tanımlar

Bu metinde kullanılan ve “Hizmet Şartları ve Kullanıcı Sözleşmesi”nde tanımlanmayan terimler KVKK’da belirtilen anlamlara sahiptir.

Toplanan Kişisel Veri Kategorileri, Toplama Yöntemleri ve İşleme Amaçları ile Hukuki Sebepleri

Tokailaw, Hizmetler’in sunulması ve geliştirilmesi amacıyla aşağıdaki kişisel veri kategorilerini, belirtilen yöntemlerle toplamakta ve belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda işlemektedir:

Hesap Verileri (Kimlik & İletişim)

Toplanan Veri Türleri (Örnekler): E-posta adresi, telefon numarası (kimlik doğrulama amacıyla), ad, soyad (Google ile giriş yapılırsa), profil fotoğrafı (varsa), Clerk kullanıcı ID’si.
Toplama Yöntemi: Platform kayıt formları, Google hesabı ile giriş (Clerk aracılığıyla).
İşleme Amaçları: Hesap oluşturma, kimlik doğrulama, hizmet sunumu, Kullanıcı hesabı yönetimi, iletişim.
Hukuki Sebep (KVKK Madde 5 & 6): KVKK Md. 5/2(c) (Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması), KVKK Md. 5/2(f) (Veri sorumlusunun meşru menfaati). Bu verilerin yurt dışındaki Clerk (ABD) ve NeonDB (ABD) sistemlerinde işlenmesi ve saklanması için KVKK Md. 9 kapsamında “Açık Rıza Metni ile açık rızanız alınır ve uygun güvenceler sağlanır.

Kullanıcı İçerikleri (Sorular, Metinler, Yüklenen Dosyalar, Ses Kayıtları)

Toplanan Veri Türleri: Kullanıcının Platform’a girdiği sorular, metinler, hukuki belgeler, ses kayıtları veya diğer yüklediği dosyalar (kişisel veri içerme ihtimaline karşı eklenmiştir, “Hizmet Şartları ve Kullanıcı Sözleşmesi” gereğince sistemle paylaşılan bilgilerde kişisel veri olmaması gerekmektedir).
Toplama Yöntemi: Kullanıcının Platform arayüzü üzerinden doğrudan sağlaması.
İşleme Amaçları: Yapay zeka destekli hukuki yanıtların sunulması, talep edilen analizlerin yapılması (hizmetin ifası).
Hukuki Sebep (KVKK Madde 5 & 6): Hizmetin ifası amacıyla işleme ve bu kapsamda yurt dışındaki API sağlayıcılarına (OpenAI, Google - ABD) aktarım için: KVKK Md. 5/1 ve Md. 9 uyarınca “Açık Rıza Metni” (Madde 4) ile açık rızanız alınmaktadır.

Kullanım Verileri (Analitik ve Performans)

Toplanan Veri Türleri (Örnekler): IP adresi, erişilen URL’ler, cihaz türü (mobil/masaüstü), işletim sistemi, tarayıcı bilgileri, tıklama, kaydırma gibi etkileşim olayları, hata kayıtları.
Toplama Yöntemi: Çerezler ve benzeri teknolojiler (Vercel Analytics, Google Analytics).
İşleme Amaçları: Platform’un teknik performansını değerlendirmek, kullanıcı deneyimini analiz ederek iyileştirmek, hataları tespit etmek ve (onay vermeniz halinde) reklam kampanyalarının etkinliğini ölçerek hedeflenmiş reklam sunmak.
Hukuki Sebep (KVKK Madde 5 & 6): Zorunlu çerezler ve temel operasyonel veriler için KVKK Md. 5/2(f) (Veri sorumlusunun meşru menfaati). Analitik ve performans çerezleri aracılığıyla toplanan verilerin işlenmesi ve bu amaçla yurt dışına (Google Analytics & Vercel - ABD) aktarılması için Platform’a ilk girişte sunulan çerez yönetim aracı (banner) aracılığı” ile açık rızanız alınır.

Pazarlama ve İletişim Verileri

Toplanan Veri Türleri (Örnekler): E-posta adresi, iletişim tercihleri.
Toplama Yöntemi: Kullanıcının doğrudan sağlaması (örneğin, bülten aboneliği).
İşleme Amaçları: Kampanyalar, yeni özellikler ve hukuk eğitimi içerikleri hakkında bilgilendirme yapılması.
Hukuki Sebep (KVKK Madde 5 & 6): KVKK Md. 5/1 (Açık rıza) – “Açık Rıza Metni” ile alınır.

Geri Bildirim Verileri

Toplanan Veri Türleri (Örnekler): Geri bildirim mesajı metni, seçilen kategori (özellik talebi, hata bildirimi vb.), geri bildirimin gönderildiği ekran ve hesaplama bilgisi, kullanıcı kimliği.
Toplama Yöntemi: Kullanıcının Platform üzerindeki geri bildirim formu aracılığıyla doğrudan sağlaması.
İşleme Amaçları: Hizmet kalitesinin artırılması, hata tespiti ve giderilmesi, kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi.
Hukuki Sebep (KVKK Madde 5 & 6): KVKK Md. 5/2(f) (Veri sorumlusunun meşru menfaati – hizmetin iyileştirilmesi).

Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları

Kişisel verileriniz, bu Politika’da belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda, gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirleri alınarak yurt içindeki ve yurt dışındaki üçüncü taraflara aktarılabilir. Yurt dışına aktarımlar, KVKK Madde 9 uyarınca; açık rızanızın alınması (bu rıza “Açık Rıza Metni” ile temin edilir) ve/veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumanın bulunduğunun ilan edildiği ülkelere yapılması veya yeterli korumanın bulunmaması halinde uygun güvencelerin (örneğin, Standart Sözleşme Maddeleri - SCCs) sağlanması ve Kurul izninin bulunması şartıyla gerçekleştirilir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli koruma kararı bulunmayan ABD gibi ülkelere kişisel verilerinizin aktarımı, KVKK Madde 9 uyarınca münhasıran ‘Açık Rıza Metni’ aracılığıyla verdiğiniz açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilmektedir.

API Destekli Büyük Dil Modeli Sağlayıcıları

Taraflar (Örnekler): OpenAI LLC (ABD), Google LLC (ABD).
Aktarılan Veriler: Kullanıcı İçerikleri (kişisel veri içerebilir).
Amaç: Yapay zeka destekli yanıtların üretilmesi, hizmetin temel işlevinin yerine getirilmesi.
Hukuki Sebep ve Aktarım Şartı: Hizmetin ifası ve yurt dışı aktarım için “Açık Rıza Metni” ile alınan açık rızanız. Bu sağlayıcılar veri işleyen veya duruma göre ayrı veri sorumlusu olabilir.

Kimlik Doğrulama ve Veritabanı Hizmet Sağlayıcıları (Veri İşleyen)

Taraflar: Clerk (ABD), NeonDB (ABD).
Aktarılan Veriler: Hesap Verileri (E-posta, ad, soyad, profil fotoğrafı, Clerk ID).
Amaç: Kullanıcı kimlik doğrulama, hesap yönetimi, platform veritabanının güvenli bir şekilde saklanması.
Hukuki Sebep ve Aktarım Şartı: Hizmetin ifası ve yurt dışı aktarım için “Açık Rıza Metni” ile alınan açık rızanız.

Analitik ve Performans Hizmet Sağlayıcıları

Taraflar: Google LLC (Google LLC - ABD, Meta Platforms, Inc. - ABD, Vercel Inc. - ABD).
Aktarılan Veriler: Kullanım Verileri (IP adresi, cihaz bilgileri, gezinme davranışı vb.).
Amaç: Site trafiğini analiz etmek, kullanıcı davranışlarını anlamak, hizmet performansını değerlendirmek ve iyileştirmek.
Hukuki Sebep ve Aktarım Şartı: Çerez yönetim aracı üzerinden onay vermeniz halinde alınan açık rızanız. Bu sağlayıcılar veri işleyen veya duruma göre ayrı veri sorumlusu olabilir.

Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla veya yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının usulüne uygun talepleri doğrultusunda kişisel verileriniz aktarılabilir (KVKK Md. 5/2(a) - Kanunlarda açıkça öngörülmesi, KVKK Md. 5/2(ç) - Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması).

Hukuki Uyuşmazlıkların Çözümü İçin Yetkili Merciler

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde (KVKK Md. 5/2(e)) veya yasal süreçlerde savunma hakkımızın kullanılması amacıyla yetkili adli ve idari mercilere aktarım yapılabilir.

Çerez Politikası

Platformumuzda, kullanıcı deneyimini geliştirmek, hizmetlerimizi sunmak, güvenliği sağlamak ve analiz yapmak amacıyla çerezler (cookies) ve benzeri teknolojiler kullanılmaktadır. Platformumuza ilk girişinizde karşınıza çıkan çerez yönetim aracı (banner) aracılığıyla, hangi çerezlerin kullanılacağına siz karar verirsiniz.

Zorunlu Çerezler

Platform’un temel fonksiyonlarının çalışabilmesi (oturum yönetimi, güvenlik önlemleri, yük dengeleme vb.) için kesinlikle gereklidir. Bu çerezlerin kullanımı için KVKK Md. 5/2(c) (sözleşmenin ifası) veya Md. 5/2(f) (meşru menfaat) hukuki sebeplerine dayanıldığından açık rızanız aranmaz.

Analitik ve Performans Çerezleri

Vercel Analytics ve Google Analytics gibi araçlar aracılığıyla, Platform’un nasıl kullanıldığını (ziyaret edilen sayfalar, tıklama sayıları, sitede geçirilen süre, hata raporları vb.) anlamamıza ve hizmetlerimizi iyileştirmemize yardımcı olur. Bu çerezler, yalnızca sizin “Açık Rıza Metni” veya çerez yönetim aracı (cookie banner) aracılığıyla vereceğiniz açık rızanız olması halinde kullanılır (KVKK Md. 5/1).

Hedefleme ve Reklam Çerezleri (İsteğe Bağlı)

Meta Pixel gibi araçlar aracılığıyla, ilgi alanlarınıza yönelik reklamlar sunmamızı ve kampanyalarımızın etkinliğini ölçmemizi sağlar. Kullanımı tamamen sizin tercihinize bağlıdır. Çerez yönetim aracı (cookie banner) aracılığıyla vereceğiniz açık rızanız olması halinde kullanılır.

İşlevsel Çerezler

Dil tercihleriniz gibi seçimlerinizi hatırlayarak size daha kişiselleştirilmiş bir deneyim sunar. Bu çerezler, yalnızca sizin çerez yönetim aracı aracılığıyla vereceğiniz açık rızanız olması halinde kullanılır (KVKK Md. 5/1).

Kullanıcılar, ayrıca tarayıcı ayarları üzerinden veya Platform’a ilk girişlerinde sunulacak çerez yönetim aracı (cookie banner) aracılığıyla çerez tercihlerini yönetebilirler. Ancak zorunlu çerezlerin engellenmesi Platform’un bazı özelliklerinin çalışmamasına neden olabilir.

Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza edilir. Süreler aşağıdaki gibidir:

Hesap Verileri (Kimlik, İletişim)

Kullanıcı hesabını sildiği tarihten itibaren veya son etkileşimden itibaren yasal saklama yükümlülükleri (örneğin, ticari defter ve belgeler için 10 yıl) ve olası hukuki uyuşmazlıklar için genel zamanaşımı süresi olan 10 yıla kadar saklanabilir. Clerk ID ve bağlantılı veriler, Clerk hizmetinin sonlandırılmasına kadar veya Kullanıcının talebi üzerine silinir (yasal yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla).

Kullanıcı İçerikleri (Gizli Olmayan Mod - Hizmet İfası)

Hizmetin sunumu amacıyla işlenen geçici Kullanıcı İçerikleri, oturum sonlandıktan veya yanıt üretildikten sonra makul bir süre içinde silinir veya anonimleştirilir. Kullanıcı tarafından manuel olarak silinmeyen sohbet geçmişi, kullanıcı hesabıyla ilişkili olarak saklanabilir ve kullanıcı tarafından silinene kadar veya hesabın silinmesine kadar muhafaza edilebilir.

Ses Kayıtları

Yalnızca metne dönüştürme işlemi süresince geçici olarak işlenir ve işlem tamamlandıktan hemen sonra kalıcı olarak silinir.

Kullanım Verileri (Analitik)

Vercel Analytics tarafından toplanan veriler genellikle 30 gün sonra otomatik olarak silinir veya anonimleştirilir. Google Analytics verileri, Kullanıcının açık rızasına bağlı olarak genellikle 26 aya kadar saklanır ve sonrasında otomatik olarak silinir veya anonimleştirilir.

Pazarlama Verileri

Kullanıcı pazarlama iletişimleri için verdiği rızayı geri çekene kadar saklanır.

Log Kayıtları (İşlem Güvenliği)

5651 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat uyarınca yasal zorunluluk gereği 2 yıla kadar saklanabilir.

Çerez Verileri

Çerez türüne göre değişiklik göstermekle birlikte, oturum çerezleri tarayıcı kapatıldığında silinir; kalıcı çerezler ise tarayıcı ayarlarında belirtilen veya çerezin ömrü kadar (genellikle birkaç aydan 2 yıla kadar) saklanır.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak re’sen veya süresinin dolmamış olmasına rağmen talebiniz üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Veri Güvenliği Tedbirleri

Tokailaw, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini, erişilmesini önlemek ve muhafazasını sağlamak amacıyla KVKK Madde 12 uyarınca uygun teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu tedbirler arasında (ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere):

• Veri iletiminde SSL/TLS gibi şifreleme teknolojileri,
• Veritabanı güvenliği, hassas veriler için şifreleme ve şifreli yedeklemeler,
• Erişim yetki matrisleri ve rol tabanlı erişim kontrolleri, “bilmesi gereken” prensibi,
• Çalışanlara yönelik veri güvenliği eğitimleri ve farkındalık çalışmaları, gizlilik sözleşmeleri,
• Siber güvenlik önlemleri (güvenlik duvarları, ağ segmentasyonu, saldırı tespit/önleme sistemleri),
• Veri minimizasyonu, tasarımla gizlilik (privacy by design) ve varsayılan olarak gizlilik (privacy by default) ilkelerinin benimsenmesi,
• Düzenli güvenlik denetimleri, zafiyet taramaları ve sızma testleri,
• Veri ihlali müdahale planları ve olay yönetim prosedürleri.
• Yurt dışına aktarılan veriler için sözleşmesel güvenceler.

KVKK Kapsamındaki Haklarınız (KVKK Madde 11)

Kişisel veri sahibi olarak KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte (kimlik fotokopisi, pasaport vb. resmi belge) yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafınızca Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle tokai@tokailaw.com adresine “KVKK Kapsamında Bilgi Talebi” veya benzeri bir konu başlığı ile iletebilirsiniz. Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Tokailaw, başvurunuzu yanıtlamadan önce kimliğinizi doğrulama hakkını saklı tutar. Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikayette bulunma hakkınız da saklıdır.

Politika Değişiklikleri

Tokailaw, işbu Politika’yı yürürlükteki mevzuata uygun kalmasını sağlamak ve/veya hizmetlerindeki değişiklikleri yansıtmak amacıyla kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel yükümlülüklere bağlı kalarak zaman zaman güncelleyebilir. Güncellemeler Platform’da veya web sitemizde yayınlandığı tarihten itibaren geçerli olur. Önemli değişiklikler (örneğin, veri işleme amaçlarında veya aktarım yapılan taraflarda esaslı değişiklikler) ayrıca e-posta veya Platform içi bildirim yoluyla tarafınıza duyurulacak ve gerekirse yeniden açık rızanız talep edilecektir. Bu Politika’nın en güncel versiyonunu düzenli olarak kontrol etmeniz tavsiye edilir.